Privacyverklaring
Versie 2026-10
In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens VdBerg Installaties B.V. verwerkt via dit portaal, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt. Het portaal wordt gebruikt door medewerkers, zelfstandigen (ZZP'ers) die voor ons werken en opdrachtgevers die de voortgang van hun project volgen.
1. Wie is verantwoordelijk?
VdBerg Installaties B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy of een verzoek indienen kan via het portaal (Instellingen → Mijn gegevens) of per e-mail: inkoop@vdberginstallaties.nl.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag?
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taalvoorkeur, rol | Een account aanmaken en je veilig laten inloggen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres, telefoonnummer | Opdrachten vastleggen, btw-nummer controleren, administratie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (administratie) |
| Documenten van ZZP'ers: kopie identiteitsbewijs, uittreksel KvK, polis aansprakelijkheid, VCA-diploma, WKA-verklaring, bankpas (rekeningnummer), document met btw-nummer | Controleren of iemand zelfstandig en verzekerd is en mag worden ingezet; aantonen dat wij zorgvuldig hebben gehandeld (o.a. ketenaansprakelijkheid) | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Opdrachten, termijnoverzichten, hoeveelheden en bedragen, voortgang, notities en opmerkingen | Werk plannen, uitvoeren en afrekenen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Digitale ondertekening van een raamovereenkomst (naam, tijdstip, IP-adres, controlesom) | Bewijs van wat is overeengekomen | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Beveiligingsgegevens: inlogpogingen, IP-adres, apparaat-/sessiegegevens, instellingen voor tweestapsverificatie, logboek van wie welk document inziet | Misbruik en onbevoegde toegang voorkomen, onze verantwoording aantonen | Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting (beveiliging) |
| E-mails die het portaal verstuurt (uitnodiging, codes, herinneringen, meldingen) | Je op de hoogte houden en inloggen mogelijk maken | Uitvoering van de overeenkomst |
Je bent niet verplicht om gegevens te geven, maar zonder de gegevens en documenten hierboven kunnen wij je niet inzetten. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.
3. Wie ontvangt je gegevens?
- Verwerkers die in onze opdracht werken, zoals onze hostingprovider en e-mailverzending. Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.
- De Europese Commissie (VIES): wij sturen je btw-nummer naar het EU-register om te controleren of het geldig is.
- Accountant, Belastingdienst en andere instanties als de wet dat vereist.
- Opdrachtgevers zien alleen de voortgang van hun eigen project in percentages, geen gegevens van ZZP'ers en geen bedragen.
- Je documenten zijn alleen zichtbaar voor beheerders van VdBerg Installaties B.V.. Elke inzage wordt vastgelegd.
Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door buiten de Europese Economische Ruimte.
4. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Kopie van identiteitsbewijs en bankpas: het bestand wordt uiterlijk 30 dagen na goedkeuring verwijderd. Alleen de geldigheidsdatum en de status blijven bewaard.
- Overige documenten en je accountgegevens: zolang je samenwerking met ons loopt. Bij het einde van de samenwerking verwijderen wij je inlog en je kopieën van identiteit en bankpas direct.
- Bedrijfsgegevens, opdrachten, overeenkomsten en bewijs van zorgvuldigheid (o.a. WKA-verklaring): 7 jaar na het einde van de samenwerking, vanwege de fiscale bewaarplicht. Daarna maken wij ze anoniem.
- Uitnodigingen: 90 dagen na afhandeling of verlopen. Gelezen meldingen: 12 maanden. Logboek van activiteiten: 36 maanden.
- Privacyverzoeken en onze reactie daarop: 3 jaar.
5. Hoe beveiligen wij je gegevens?
Documenten worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen via het portaal bereikbaar voor beheerders. Beheerders loggen in met tweestapsverificatie. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en moeten sterk zijn; links in e-mails zijn niet leesbaar opgeslagen en verlopen. Verbindingen zijn beveiligd (HTTPS). Wij leggen in een logboek vast wie welk document inziet.
6. Cookies
Wij gebruiken alleen functionele cookies: een sessiecookie om ingelogd te blijven, een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren en je taalkeuze, plus (als je daarvoor kiest bij het inloggen met een code) een versleutelde cookie waarmee we je apparaat 15 dagen vertrouwen en de code niet opnieuw vragen. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies, dus er is geen toestemming nodig.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. In het portaal kun je onder Instellingen → Mijn gegevens zelf je gegevens downloaden en een verzoek indienen. Wij reageren binnen één maand.
Bij een verzoek tot verwijdering verwijderen wij wat wij mogen verwijderen direct. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt (zie punt 4) bewaren wij beperkt tot dat doel en maken wij daarna anoniem; dat laten wij je weten.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen informeren wij je.